Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste Hieronta Classic M.Mäenpää ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.
2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Rekisterin yhteyshenkilö Mika Mäenpää-Louekoski Sudenkaari 47 B 14 02580 Siuntio p. 050 323 6160 [email protected]
3. Rekisterin nimi Hieronta Classic M.Mäenpää asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri.
4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito. Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä. Jos kyseessä on hoitoala, tietoja kerätään myös asiakasta palvelevalta hoitohenkilöstöltä. Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen. Jos asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välillä on hoitosuhde, järjestelmään tallennetaan myös hoitosuhteen kannalta asiakkaan tallennettavaksi hyväksymät tiedot. Hoitotietojen osalta ne tiedot viedään viranomaisten ylläpitämään Kanta-arkistoon, jotka laki edellyttää vietäväksi. Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön. Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
5. Rekisterin tietosisältö Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite, osoite, kunta, puhelinnumero, sukupuoli, syntymävuosi, syntymäaika tai henkilötunnus , asiakkaan laskutustiedot, kuten etu- ja sukunimi, kieli, tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse, viimeisin sisäänkirjautuminen(jos kirjautuminen ajanvaraukseen käytössä), tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut.
6. Tietojen luovuttaminen säännönmukaisesti ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Tietojen säilytys Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai niin pitkään kun laki sitä edellyttää. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit. Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.
8. Tietojen suojauksen periaatteita Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen Tiedon käsittelijä on Ajas Oy. Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallennetta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suolattuina ja kryptattuina “salt” kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Upcloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla. Ajas Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, jossa sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa. Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset. Manuaaliset asiakastiedot/potilastiedot (hieronnan esitietolomakkeet ja hoitokortit) säilytetään valvonnan alaisina asiakaskansioissa, jotka säilytetään lukollisessa arkistokaapissa Hieronta Classic M. Mäenpään toimitiloissa. Kansiossa oleviin tietoihin on pääsy ainoastaan hoitosuhteessa olevilla työntekijöillä. Manuaaliset tiedot säilytetään lain edellyttämän ajan. (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/298)
9. Tarkastus- ja kielto-oikeus Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä. Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan [2] kertaa vuodessa.
10. Evästeet ajanvarausjärjestelmän käyttäjille Käytämme sivuillamme [jos käytössä] ja ajanvarausjärjestelmässä ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli ajanvarausjärjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
11. IP-tiedot Rekisterinpitäjän käyttämässä Ajas-ajanvarausjärjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Ajas-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.
12. Lainsäädäntö Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia. Rekisterinpitäjä on laatinut organisaatiossa GDPR:n 30. artiklan mukaisen sisäisen selosteen käsittelytoimista.
Ajas on A1-luokan potilastietojärjestelmä. Sertifioinnin myötä Ajas täyttää uudistetun asiakastietolain vaatimukset Kantaan liittyvien järjestelmien osalta.
Noudatettavia lakeja: Henkilötietolaki 523/1999 Kuluttajansuojalaki 393/2014 Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516/2004 Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/298